L’objectif de la conciliation est de garantir que les dépenses effectuées au cours d’une période correspondent exactement aux dépenses enregistrées dans QuickBooks.
Voici les étapes à suivre pour effectuer la conciliation
- À partir du relevé bancaire, accédez à QuickBooks en sélectionnant le menu « Opérations » puis « Rapprochement ».
- Sélectionnez le compte que vous souhaitez rapprocher.
- Inscrivez le solde de clôture du compte bancaire (que vous trouverez sur votre relevé bancaire). Selon l’institution, il peut être appelé « Solde de clôture » ou « Solde courant du relevé ».
- Inscrivez la date de fin. La date de fin correspond à la date de la dernière transaction enregistrée sur le relevé.
- Cliquez sur « Commencer le rapprochement ».
- QuickBooks affiche les transactions, qui idéalement, correspondent aux transactions figurant sur le relevé. Cochez-les une par une lorsqu’elles sont reconnues.
- Si un montant apparaissant sur le relevé bancaire n’est pas enregistré dans QuickBooks, vous pouvez le noter, le surligner ou l’annoter d’une manière ou d’une autre afin de prendre en compte cette transaction manquante. Ensuite, vérifiez dans le moteur de recherche de QuickBooks si votre transaction s’y trouve. Si c’est le cas, vérifiez les éléments suivants pour comprendre et corriger la raison pour laquelle la transaction ne figurait pas parmi celles à concilier :
- Erreur de compte de paiement.
- Erreur de date de facture : Si la facture est datée d’une date non couverte par votre période de conciliation, il est normal que vous ne la retrouviez pas dans votre rapprochement.
- Erreur de montant : le montant total est inscrit dans la case destinée au montant sans les taxes, ce qui peut entraîner un double comptage des taxes.
Si votre transaction ne se trouve pas dans QuickBooks, vous devez la créer. N’oubliez pas d’obtenir la pièce justificative et de la joindre à la dépense/facture à payer.
- Si vous avez sélectionné toutes vos transactions et que le solde n’est pas équilibré à zéro, vous devez rechercher l’erreur. Vérifiez vos renseignements initiaux (solde de fermeture et date de fin), vérifiez si des montants sont des doublons, et si vous ne trouvez toujours pas, désélectionnez toutes vos transactions et recommencez.
- À la fin du processus, si toutes les transactions de QuickBooks correspondent à celles du relevé, le solde devrait être équilibré à zéro. Cliquez sur « Terminé ».
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