Inventaire des stocks : Définition
L’inventaire, dans son essence, englobe l’identification et le comptage des stocks d’une entreprise, tout en dressant un portrait exhaustif de sa situation financière. Il permet ainsi d’avoir une vision globale du matériel détenu par ladite entreprise et de détecter d’éventuels écarts entre les quantités théoriques et réelles. Cette pratique couvre également l’ensemble des biens directement possédés et gérés par l’entreprise, avec pour objectif leur vente dans l’année. En somme, il s’agit de la marchandise dont l’entreprise est propriétaire, ainsi que des stocks et des actifs détenus en interne.
Importance de l’inventaire
Pour être en mesure de gérer efficacement les stocks, il est essentiel de disposer de données précises et à jour. Or, pour obtenir ces données cruciales, rien ne vaut un inventaire minutieux et régulier. En effet, l’inventaire constitue la pierre angulaire de toute opération de gestion des stocks, fournissant les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées et maintenir une chaîne d’approvisionnement fluide. L’importance de l’inventaire est encore plus prononcée pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs liés à la vente de marchandise, telles que les entreprises de distribution. Leur réussite est étroitement liée à la qualité de leur gestion des stocks. C’est pourquoi celle-ci doit être bien réfléchie et exécutée.
Fréquence de l’inventaire
Dépendamment de l’entreprise, l’inventaire peut se faire selon différentes fréquences. Certains privilégient une fréquence plus régulière tandis que d’autres se contentent d’une fois par année. Aussi, il est important de choisir par exemple entre un inventaire permanent ou intermittent, en fonction de ce qui convient le mieux pour les besoins de votre entreprise.
La gestion des stocks
Le suivi des stocks, ou inventaire de stock, évalue la disponibilité des marchandises et garantit leur traçabilité. La gestion des stocks varie selon le secteur et le type d’articles. Par exemple, les fabricants utilisent souvent des systèmes ERP sophistiqués, tandis que les distributeurs ajustent leurs niveaux de stock en fonction de la demande locale. Quelle que soit l’approche adoptée, la gestion des stocks nécessite une supervision étroite du mouvement des biens, couvrant les phases de commande, de stockage, de production, de vente et de réapprovisionnement. Cependant, une mauvaise gestion des stocks peut entraîner divers problèmes, tels que des retards de production ou des coûts excessifs. Il est donc essentiel pour toute entreprise d’établir des systèmes de gestion des stocks efficaces pour éviter ces problèmes et assurer le bon fonctionnement de ses opérations.
Types de stocks
Les ressources nécessaires pour la fabrication, les services et le fonctionnement de l’entreprise sont classées en quatre catégories principales de stocks :
• Matières premières et composants : Utilisés dans la production
• Travail en cours : Produits non finis en cours de fabrication
• Produits finis : Prêts pour la vente
• Consommables : Exemples incluent le carburant et la papeterie
Risques liés à une mauvaise gestion des stocks
Immobilisation de liquidités : Avoir des stocks excédentaires peut entraîner une immobilisation excessive des liquidités de votre entreprise. Cela signifie que votre argent est investi dans des produits qui ne se vendent pas rapidement, ce qui peut affecter votre flux de trésorerie et votre capacité à investir dans d’autres aspects de votre entreprise.
Détérioration/obsolescence : Si vous ne parvenez pas à vendre vos produits à temps, vous risquez de perdre de l’argent, par détérioration de vos produits, ou encore, par obsolescence.
Risques des fraudes : Ne pas détecter rapidement une variation inhabituelle dans vos stocks
Stocks excédentaires : Les stocks excédentaires représentent une gestion inefficace de l’espace de stockage, entraînant des coûts supplémentaires tels que des frais d’entreposage, des frais d’assurance, des coûts de maintenance et de sécurité. Ces dépenses peuvent éventuellement impacter négativement la rentabilité globale de l’entreprise en absorbant des ressources financières qui pourraient être allouées à d’autres secteurs plus productifs.
Stocks insuffisants : Des stocks insuffisants entraînent une diminution des ventes, car une rupture de stock peut conduire les clients à se tourner vers des concurrents ou à renoncer à leur achat. Une étude a montré que 63 % des acheteurs confrontés à une rupture de stock choisissent d’acheter chez un concurrent ou n’effectuent aucun achat. De plus, des stocks insuffisants peuvent interrompre la chaîne de production et réduire la productivité de l’entreprise
Aucune protection contre l’inflation : Un seuil de stock permet une protection contre l’inflation. Selon le type d’entreprise, ce seuil sera différent. Par exemple, il peut être stratégique pour une entreprise d’approvisionnement d’acheter plus de stocks que nécessaire pour obtenir des niveaux de prix plus avantageux.
Mauvais service à la clientèle : Sans un système d’inventaire permanent, le service des ventes pourrait se retrouver dans l’incapacité de fournir aux clients des informations précises sur la disponibilité des articles en stock. Cela pourrait entraîner des frustrations pour les clients, qui pourraient alors chercher à acheter ailleurs, réduisant ainsi les ventes de l’entreprise.
Audit : Certaines entreprises procèdent à des audits comptables et financiers pour prouver leur solvabilité. Ces évaluations garantissent la conformité des états financiers et identifient d’éventuelles erreurs. L’absence de suivi rigoureux de l’inventaire complique ces audits.
Risque de non-conformité : Au Canada, l’inventaire annuel des stocks est une obligation légale pour toutes les entreprises. Cet exercice, qui doit être réalisé avant la fin de l’année fiscale, consiste à dresser la liste complète des produits détenus en vue de leur vente, y compris les matières premières, les produits finis et les fournitures. En omettant cette démarche, les entreprises risquent des conséquences financières et juridiques graves, en plus de compromettre la transparence de leurs bilans comptables. Ainsi, respecter cette obligation s’avère essentiel pour assurer la conformité légale et la santé financière de l’entreprise.
L’omission de mettre en place un système de gestion des stocks peut entraîner des répercussions significatives sur votre entreprise.
Quel volume de stocks devriez-vous conserver?
La gestion des stocks implique des compromis entre les revenus, les coûts et les risques, car les stocks consomment la trésorerie de l’entreprise. Il est essentiel pour toutes les entreprises de trouver un juste équilibre qui varie selon chaque entreprise.
La détermination du volume de stock à maintenir est conditionnée par la taille et la nature de votre entreprise, ainsi que par le type de stock concerné. En cas de contrainte d’espace, une option pourrait consister à acheter le stock en gros et à payer des frais à votre fournisseur pour qu’il le conserve, afin que vous puissiez le réquisitionner selon les besoins.
Une autre approche serait de maintenir peu ou pas de stock et de négocier avec les fournisseurs pour une livraison juste à temps, au moment où vous en avez besoin.
Pour vous aider à prendre cette décision, posez-vous quelques questions clés :
• La fiabilité de l’approvisionnement et la disponibilité d’autres sources ?
• Les composants sont-ils produits ou livrés en lots ?
• Pouvez-vous anticiper la demande ?
• Les prix sont-ils stables ?
• Y a-t-il des remises pour les achats en grande quantité ?
En ce qui concerne les stocks de matières premières, leur conservation dépendra également de facteurs tels que la fiabilité de l’approvisionnement, la prévision des prix, la stabilité de la demande et les remises pour les achats en gros. Pour les stocks de produits non finis, les maintenir peut s’avérer judicieux pour protéger la production en cas de problèmes d’approvisionnement. Quant aux produits finis prêts à la vente, la conservation de stocks peut être appropriée lorsque la demande est certaine, que la production se fait par lots, ou lors de commandes importantes. Enfin, pour les consommables, la quantité de stock à conserver dépendra également de la fiabilité de l’approvisionnement, des anticipations de hausse des prix, de la stabilité de la demande, ainsi que des remises pour les achats en vrac.
Systèmes de gestion des stocks
Plusieurs méthodes de contrôle des stocks existent, chacune visant à fournir un système efficace pour déterminer quoi commander, quand le faire et en quelle quantité. Les entreprises choisissent des systèmes de gestion des stocks variés en fonction de la nature de leurs opérations, de leur niveau de complexité et de leurs besoins spécifiques.
Inventaire Périodique
Dans ce système, l’inventaire est effectué à la fin d’une période comptable plutôt qu’après chaque transaction. Cette méthode implique le comptage physique des articles et l’enregistrement des données sur papier ou dans des feuilles de calcul. Cette approche offre plusieurs avantages, notamment son coût souvent plus abordable pour les entreprises en croissance, avec un volume de marchandises moins important. De plus, elle est considérée comme simple et flexible, permettant des ajustements jusqu’à la clôture de la période ou de l’exercice. Cependant, cette méthode présente également des contraintes, notamment le fait que les quantités en inventaire ne sont pas mises à jour en temps réel, nécessitant ainsi d’attendre la fin de la période ou de l’exercice pour obtenir des quantités exactes.
Inventaire Permanent
L’inventaire permanent est une méthode de gestion des stocks où la mise à jour des quantités se fait au fur et à mesure des entrées et sorties, en temps réel. Les mouvements de stocks sont enregistrés dès qu’ils surviennent, grâce à des scans de codes-barres ou à des étiquettes RFID, assurant une mise à jour immédiate des niveaux de stock.
Cette approche présente plusieurs avantages, notamment la possibilité de connaître les quantités exactes de marchandises en stock à tout moment, facilitant ainsi les analyses et la prise de décisions.
Cependant, cette méthode implique également des contraintes. Les transactions doivent être traitées de manière à suivre le mouvement de la marchandise, c’est-à-dire en enregistrant chaque réception et sortie, afin de toujours disposer des coûts réels. De plus, les logiciels utilisés pour la comptabilisation de l’inventaire permanent sont généralement plus coûteux. En outre, cette méthode de gestion est moins flexible et ne permet pas d’effectuer des ajustements aussi facilement qu’avec l’inventaire périodique.
Inventaire Physique
L’inventaire physique demeure une étape indispensable, distincte de la gestion courante des stocks. Assurez-vous que les données de votre logiciel de gestion des stocks correspondent à la réalité en effectuant des comptages périodiques.
Gestion des stocks avec Quickbooks
Utilisez le forfait « Plus » de Quickbooks afin d’obtenir une solution de gestion des stocks basée sur le cloud offrant des fonctionnalités d’analyse en temps réel. Établissez des seuils d’alerte dans Quickbooks pour chaque type de stock, afin de recevoir automatiquement des notifications lorsque les niveaux atteignent un seuil critique.
Logiciel spécialisé
Pour les entreprises ayant des besoins plus avancés en matière de gestion des stocks, la gestion avec un logiciel spécialisé vous permet d’automatiser plusieurs de vos processus et ainsi limiter l’entrée de données manuelle qui peut mener à des erreurs. L’idéal est de trouver une solution de gestion d’inventaire qui se connecte à votre logiciel de comptabilité.
Technologie RFID
La technologie de système de radio-identification (RFID) est un système de suivi utilisé en conjonction avec les systèmes de gestion des stocks. Elle repose sur des étiquettes spéciales attachées à chaque article pour suivre son parcours. Ce système simplifie la gestion des stocks en permettant le scan des produits entrants ou sortants à l’aide de dispositifs mobiles. Les étiquettes RFID peuvent être actives, émettant un signal en continu, ou passives, nécessitant des lecteurs physiques pour détecter les articles. Elles fournissent des données en temps réel sur l’emplacement du stock.
Méthodes de contrôle des stocks
Vous pouvez opter pour une méthode ou un mélange de deux ou plus suivant votre situation et vos besoins.
• Revue des stocks : Vous avez des revues régulières des stocks. À chaque examen, vous passez une commande pour ramener les stocks à un niveau prédéterminé.
• Stocks à rotation lente : Identifiez et gérez les stocks qui ne se vendent pas rapidement pour éviter d’encombrer votre espace et immobiliser votre capital.
• Anticipez les renouvèlements : Anticipez le moment où vos stocks devront être renouvelés en établissant des prévisions basées sur les données historiques de ventes et les tendances du marché.
• Méthode PEPS/FIFO : Cette méthode signifie Premier Entré, Premier Sorti, assure une rotation efficace des stocks. C’est particulièrement important pour les produits périssables et ceux qui risquent de devenir obsolètes. Avec le FIFO, les denrées périssables sont utilisées en premier pour éviter le gaspillage. Chaque lot de stock est utilisé dans l’ordre où il a été reçu, suivant ainsi une séquence stricte à chaque étape de la production.
• Just In Time (JIT) : approche visant à minimiser les coûts en réduisant les stocks au strict nécessaire. Les articles sont livrés juste à temps pour leur utilisation, ce qui réduit les coûts de stockage mais présente le risque de rupture de stock. Il est crucial d’avoir des fournisseurs fiables pour répondre à la demande. Cette méthode peut être complémentaire à d’autres processus de contrôle des stocks, comme le délai de réapprovisionnement, qui prend en compte le temps entre la commande et la réception des articles.
• Contrôle des lots : Le contrôle des lots implique la gestion de la production de marchandises par lots. Vous devez vous assurer d’avoir suffisamment de composants pour couvrir vos besoins jusqu’au prochain lot. Si vos besoins sont prévisibles, vous pouvez commander une quantité fixe de stock à chaque commande, ou à intervalles réguliers, par exemple chaque semaine ou chaque mois. Dans le cas d’une commande permanente, il est essentiel de surveiller attentivement les quantités et les prix.
• Niveau de stock minimum : Vous identifiez un niveau de stock minimum et commandez à nouveau lorsque le stock atteint ce niveau. C’est ce qu’on appelle le niveau de réordonnancement.
• Catégorisez : Organisez et classez votre inventaire par catégories. Cette stratégie vous offre la possibilité de maintenir l’ordre, ce qui améliore l’efficacité et la rapidité du processus. Utilisez la méthode ABC pour catégoriser vos produits en fonction de leur valeur et de leur rotation, ce qui vous permettra de concentrer vos efforts de gestion sur les articles les plus importants et les plus vendus.
Gestion des pertes et des articles manquants :
La réduction des stocks dans un magasin de détail est souvent désignée sous le terme de freinte. En moyenne, l’industrie du détail enregistre un taux de freinte d’environ deux pour cent. Selon un rapport de PricewaterhouseCoopers LLP et du Conseil canadien du commerce de détail, les détaillants canadiens subissent des pertes d’environ 4 milliards de dollars par an en raison de vols, d’erreurs comptables et de produits endommagés.
Lorsque des marchandises sont endommagées, elles entrent également dans la catégorie de la freinte. Les dommages peuvent survenir pendant le transport vers votre magasin ou à l’intérieur même du magasin. Quelle que soit leur origine, la freinte représente un problème coûteux pour les détaillants et peut entraîner une diminution des bénéfices. De plus, la freinte frappe doublement, car vous ne pouvez pas récupérer le coût des stocks perdus et vous ne pouvez pas non plus vendre ces stocks pour générer des revenus.
Pour compenser ces pertes potentielles, vous pourriez être tenté d’augmenter les prix de vos marchandises, transférant ainsi le coût supplémentaire à vos clients. Cependant, cette solution peut avoir des répercussions négatives si vos clients sont sensibles aux prix. Vous pourriez également devoir renforcer les mesures de sécurité pour réduire les vols et les pertes, ce qui augmenterait votre budget global.
Bien que la freinte soit un élément à prendre en compte dans votre rentabilité, vous n’êtes pas obligé de l’accepter comme un coût inévitable du commerce. Il est recommandé de consulter votre conseiller fiscal pour déterminer si vous pouvez déduire les pertes liées aux dommages et aux vols de votre inventaire dans votre déclaration de revenus personnelle ou d’entreprise.
L’inventaire, est-ce amortissable?
La valeur de votre inventaire n’est pas amortissable, en vertu de l’alinéa 20 (1) a) de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Conclusion
Bien que la mise en place d’un système de gestion d’inventaire puisse sembler complexe et exigeante, adopter de bonnes méthodes de gestion des stocks est essentiel pour garantir la durabilité de votre entreprise et pour obtenir une perspective claire de sa santé financière.
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