Pourquoi je devrais-je automatiser ma comptabilité ?
Tout simplement car certaines tâches sont répétitives et peuvent être automatisées, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise. L’automatisation permet d’éviter les tâches routinières qui pourraient être gérées facilement par un logiciel comptable ou d’autres outils. Vous pourrez ainsi optimiser votre temps passé en comptabilité. Si vous envisagez d’accroître votre chiffre d’affaires, il est crucial de mettre en place de tels processus d’automatisation pour éviter une augmentation significative des frais comptables.
Mais quand est-il opportun d’automatiser ?
Lorsque votre équipe compte une ou deux personnes, c’est le bon moment pour intégrer ces solutions. Vous pourrez ainsi vous développer plus facilement. L’automatisation est plus aisée à mettre en place lorsque vous avez 10 transactions qu’avec 1000 à valider.
Comment automatiser?
Si tu es un travailleur autonome ou une PME, souhaitant simplifier ta vie au quotidien, voici les étapes essentielles pour automatiser ta comptabilité :
- Évalue et choisis le bon système comptable adapté à tes besoins.
- Connecte ton compte bancaire à ton logiciel comptable pour importer automatiquement les transactions.
- Connecte tes autres logiciels de traitement de données financières, tels que le logiciel de gestion des paiements par terminal Interac, le logiciel de gestion des paiements électroniques, le système d’enregistrement des heures travaillées ou de traitement des tâches, etc.
- Facture directement dans ton système comptable. En facturant rapidement, tu recevras plus rapidement les paiements et pourras suivre aisément tes comptes clients. Cela te permettra également de repérer automatiquement les factures accusant un retard de paiement.
Quel logiciel comptable choisir?
Une fois que tu auras décidé de passer à un logiciel comptable, tu devras choisir celui qui te convient le mieux. Il existe de nombreuses solutions disponibles, et notre guide peut t’aider à comparer les différentes caractéristiques proposées. Assure toi que le logiciel que tu choisis possède les caractéristiques suivantes :
- Il est sur le « Cloud », mis à jour en temps réel, afin d’avoir accès à ses chiffres en tout temps, et non seulement une fois par mois lors de l’envoi des états financiers de ton comptable. »
- « Il offre un outil de traitement automatique des factures fournisseurs : prise d’image et traitement des factures envoyées par courriel. »
- « Il est adapté à ton type d’entreprise, par exemple, si tu exploites un commerce de détail versus si tu achètes des feuilles de métal à pleine grandeur et que tu les découpes pour en faire des produits, tu n’auras pas besoin du même logiciel de gestion de l’inventaire. »
- « Il est en mesure de se connecter avec tes autres plateformes de gestion de données financières. »
Le dernier critère de cette liste est très important. Tu dois t’assurer que ton logiciel peut se connecter avec tout ce que tu utilises comme gestion de tes données financières. Par exemple, ta plateforme de gestion des paiements électroniques, ta plateforme de gestion de tes paiements par terminal Interac. Si tu as un système d’enregistrement des heures travaillées ou de traitement des tâches, vérifie qu’il est compatible avec ton logiciel comptable afin que les tâches réalisées se transposent automatiquement en facturation pour tes clients.
Si tu te sens perdu dans ce choix, tu peux toujours demander conseil à ton équipe comptable ou encore, en discuter avec des gens dans ton secteur d’activité.
Quoi automatiser si je veux aller plus loin?
Pour aller plus loin dans l’automatisation, voici les possibilités :
- Facturation : Mets en place un système de comptabilisation des heures travaillées, connecté à ton logiciel comptable pour automatiser la facturation.
- Paiement par carte de crédit : Offre le paiement par carte de crédit directement sur les factures, avec un bouton cliquable menant à la carte de crédit. Les paiements seront automatiquement indexés dans le système comptable. Prévois des frais d’environ 3%.
- Plooto :
- Fonction : Automatise les tâches de paiements des comptes fournisseurs ou de réception des comptes clients.
- Procédure :
- Paie automatiquement les comptes fournisseurs en se connectant à votre institution financière et enregistre le paiement dans le logiciel comptable. Possibilité de mettre un niveau de signataire, c’est-à-dire, on peut émettre comme règle qu’en bas d’un certain montant, un seul signataire est nécessaire, alors qu’en haut du montant déterminé, deux signataires soient nécessaires.
- Collecte automatiquement les comptes clients et enregistre ces paiements dans le logiciel comptable.
- Avantages : Diminution du risque d’erreur et évite d’avoir à recopier manuellement de l’information.
- Dext : Logiciel de reconnaissance de caractères.
- Réceptionne les factures qui lui sont transférées par email ou par prise de photo et les envoie au système comptable.
- Il est même possible de donner ses login et mot de passe à Dext afin que Dext aille directement chercher, chaque mois, les factures dans votre compte fournisseur (utile pour les fournisseurs qui ne joignent pas leurs factures dans le courriel).
Prends un rendez-vous avec ton service comptable afin de t’assurer d’avoir une gestion financière saine et efficace pour ton entreprise.
N’hésite pas à explorer nos autres articles : https://missroyer.com/blog/.
Et pour faciliter tes calculs financiers, tu peux utiliser les calculatrices financières.
Nous sommes fiers d’être partenaires de Quickbooks et d’être certifiés ConseillerPro Élite.
Chez Comptabilité MissRoyer & Associés, nous sommes là pour t’accompagner et t’aider à réussir dans tes projets d’entreprise.