Les étapes de la comptabilisation des retraits chez Comptabilité MissRoyer & Associés
- Vérifier si vous avez les pièces justificatives des dépenses.
- Si vous ne les avez pas, envoyer ce courriel au client, qui est également disponible sur Taxdome, nom du modèle : « Courriel pièces justificatives ».
- Enregistrer les retraits dans Quickbooks. Il y a trois façons de procéder.
- En utilisant les reçus (Opérations, Reçus) : Si le client vous les a déposé, ou si vous en disposez de façon physiques et devez les numériser.
- En utilisant la liaison bancaire (Opérations, Opérations bancaires) : Si vous ne disposez pas des reçus, dans ce cas, assurez-vous d’avoir envoyé ce courriel.
- En les ajoutant manuellement (+ Nouveau, Dépense ou facture à payer).
- Catégorie de dépense non identifiable : Si vous ne trouvez pas la catégorie de dépense de la facture, faites ces étapes :
- Vérifiez dans ce guide si vous ne pouvez pas trouvez votre réponse.
- Si vous ne la trouvez toujours pas, catégoriser cette dépense dans le compte : « Dépenses non catégorisées». Assurez-vous de sélectionner « hors champ » pour les taxes de cette transaction.
- Compte de paiement non identifiable : Si vous ne pouvez pas identifier le compte avec lequel votre dépense a été payée, choisissez le compte temporaire intitulé : « Compte paiement Inconnu ».
Pièces justificatives
Lors de votre comptabilisation des dépenses et autres retraits, il est essentiel de conserver vos pièces justificatives. Vous avez le choix entre des documents physiques ou numériques.
Si vous optez pour des documents physiques, assurez-vous de prendre des photos ou de les numériser. Cela est particulièrement important pour les pièces justificatives imprimées à l’encre, qui peuvent s’effacer avec le temps. N’oubliez pas que la conservation des pièces justificatives, telles que les factures ou les reçus, est obligatoire et doit être assurée pendant au moins 7 ans, soit 6 ans après la fin de l’année en cours. À l’exception de certains documents légaux, comme les permis ou les certificats, les documents numériques ont la même valeur juridique que les documents physiques. Vous pouvez donc gérer votre paperasse entièrement de manière virtuelle.
Dépenses admissibles
Pour connaître quelles sont les dépenses admissibles, consultez ce guide.
Enregistrement des frais de commerçants
Dépense en partie taxable
Pour les dépenses qui ne sont ni entièrement taxable ni entièrement détaxée, vous devez répartir la portion non taxable de la portion taxable lorsque vous enregistrez cette transaction dans Quickbooks. Le code « FP » indique que votre transaction est taxée au niveau Fédéral et Provincial.
Achats payés via un mode de paiement personnel du propriétaire.
Émettre un crédit fournisseur dans Quickbooks
- Suivre la procédure ici.
Facture oubliée ?
Il est important de noter qu’il n’est pas possible de déduire les dépenses des années précédentes dans l’exercice en cours. Si vous avez omis une facture, pour être en mesure de la déduire vous devrez produire un redressement fiscal mais cela doit être justifié (il ne serait pas rentable de produire une amende et de vous facturer 140 $ pour déduire une facture oubliée de 30 $). Vous devez toutefois savoir que vous pouvez réclamer vos crédits de taxe sur les intrants (CTI) et vos remboursements de la taxe sur les intrants (RTI) sur votre facture oubliée, jusqu’à 4 ans suivant la fin de la période de déclaration au cours de laquelle les biens ou les services ont été acquis.
Ainsi, si vous avez omis une facture (datant de maximum 4 ans), vous devez l’enregistrer dans QuickBooks afin qu’elle apparaisse dans le prochain rapport de TPS/TVQ. Lors de l’enregistrement, un message s’affichera pour vous demander de confirmer que vous êtes conscient que cette opération affectera la prochaine déclaration de taxes. Cliquez sur « Oui » pour confirmer.
Dans le cas d’un achat d’équipement ou d’une location avec option d’achat, la comptabilisation diffère :
1) Comptabilisez l’équipement comme une immobilisation corporelle (actif à long terme).
2) En cas de location-acquisition, comptabilisez une obligation (passif à long terme) pour le contrat de location.
3) Lors des paiements, attribuez la portion capitale des paiements à la dette.
L’amortissement de l’immobilisation se fait selon le taux d’amortissement approprié.
Achat d’un véhicule sans financement
Dans le cas d’un achat de véhicule sans financement, la procédure est la suivante :
1) Comptabilisez le véhicule comme une immobilisation corporelle (actif à long terme).
2) Répartissez cette dépense dans les « avoirs des actionnaires ».
Les taxes SAAQ sont des dépenses déductibles au prorata de l’utilisation commerciale par rapport à l’utilisation totale du véhicule.
Inventaire
Pour l’inventaire, procédez comme suit :
1) Comptabilisez la dépense au moment de l’achat.
2) Enregistrez une provision qui annulera cette dépense.
3) Lors de l’utilisation de l’inventaire, annulez la provision pour comptabiliser la dépense.
Retrait vers les fonds personnel de l’actionnaire
Vous avez deux choix pour comptabiliser ce retrait :
- Affecter le compte de « Dividende versé ».
- Affecter le compte « Avance à l’actionnaire ».
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Source : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/taxes/tpstvh-et-tvq/credit-de-taxe-sur-les-intrants-et-remboursement-de-la-taxe-sur-les-intrants/comment-demander-des-cti-et-des-rti/
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